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LA ADMINISTRACION ESTRATEGICA DE LOS COSTOS, TAREA FUNDAMENTAL PARA EL LOGRO DE VENTAJAS COMPETITIVA.

 

Tradicionalmente se ha tenido una concepción de la contabilidad de costos como un instrumento contable para valorar los inventarios, determinar el costo de las unidades vendidas y preparación de estados financieros.  Utilizando en muchas ocasiones técnicas un tanto arbitraría al momento de asignar el costo de algunas actividades comunes a un objetivo de costo determinado.

Pero está claro que esta situación ha ido cambiando, lográndose adelantos dentro de esta rama de la contabilidad que cada día se sitúa en una posición de relevancia frente a las distintas tareas que se realizan en las compañías modernas a nivel gerencial.  De hecho la Contabilidad de Costos es la rama de las ciencias contables que más se ha desarrollado en los últimos tiempos; tanto así que es considerada en el día de hoy como una de las principales armas estratégicas en miras de lograr ventajas competitivas dentro del marco industrial o de servicios en que se desenvuelve la empresa.  La Contabilidad de Costos ha ido evolucionando tanto, que hoy se habla de un nuevo concepto, “Administración Estratégica de los Costos” (Cost Management).

La contabilidad de costos ha estado siempre visualizada para  proveer informaciones para el uso interno de la gerencia.   Por su énfasis y métodos utilizados ha sido criticada desde la mitad de los 80´s, principalmente en los campos tradicionales de los sistemas contables de costos por no proporcionar información relevante y oportuna para la toma de decisiones gerenciales.  Tradicionalmente los sistemas de costos proveían datos inexactos y engañosos sobre el costo de los productos, consecuentemente, esta inexactitud sobre el costo de los productos llevaba a una pobre toma de decisiones a cerca de las líneas de productos que se mantenían en las empresas.  Los sistemas de costos tradicionales también causan un comportamiento disfuncional en los costos indirectos al momento de asignarlos por funciones departamentales o por uso particular de un objetivo de costo, (Ejemplo de tal disfunción incluye el exceso de producción para que los inventarios absorban los costos indirectos totales  de fabricación).

Los Costos dentro de sus funciones tradicionales tienen el de ayudar a medir las utilidades.  Para incrementar las utilidades en un ambiente competitivo como el que viven las organizaciones de hoy, éstas deben conocer esencialmente el comportamiento de sus costos.  Llegar a entender en forma clara el comportamiento de los costos ayudará a las compañías a mejorar sus procesos y a mejorar sus utilidades.

Los gerentes, los analistas y contadores de costos de estos días necesitan mantenerse actualizado a fin de mantener su competitividad, para esto necesitan manejar la sombrilla de métodos, técnicas y herramientas que existen en estos momentos en las ciencias gerenciales:

-         Costeo basado en las actividades (ABC)

-         Administración basado en las actividades (ABM)

-         Administración de la Calidad Total (TQM)

-         Mejoramiento continuo

-         Costeo por objetivo

-         Justificación de la inversión

Ultimamente la meta de cada compañía debe ser la de agregar valor a sus clientes a través de los productos o servicios que ofertan.  Anteriormente los administradores y contadores de costos visualizaban la rentabilidad de sus productos por la simple diferencia entre su precio de venta y el costo de éstos, olvidándose del valor de mercado (percepción de los clientes de la satisfacción de sus necesidades). 

(PRECIO - COSTO) < VALOR

(PRECIO - COSTO) > VALOR

“Un negocio es rentable cuando el valor que crea excede el costo de realizar las actividades de valor”

Para el cliente, el VALOR es una función de tres factores interrelacionados:

COSTO <==>CALIDAD<==>TIEMPO

 

Es en esta tarea de suministrar información sobre la cadena de valor de nuestros procesos, donde la  Administración de los costos debe jugar un papel importante, a fin de facilitar a la gestión gerencial en forma constante, información relevante sobre las diversas oportunidades que se puedan presentar para agregar valor a los productos y servicios que ofertan las empresas a sus clientes; subrayando en este punto, que en la medida que se aumente el valor agregado de nuestros productos por encima de sus costos de producción  estaremos garantizando una demanda creciente de nuestros productos y servicios por parte del mercado.

Si tratamos entonces de definir el termino “Administración estratégica de costos” en base a lo expuesto anteriormente, podríamos decir que es todo un conjunto de técnicas y métodos para planificar, medir y retroalimentar a una organización en la búsqueda de mejorar continuamente sus productos y sus procesos.  Dentro los propósitos fundamentales de la administración estratégica de costos se tiene la de proveer de manera oportuna la información que las organizaciones necesitan para agregar valor y calidad a sus clientes.

La administración estratégica del costo ayuda a las organizaciones  a mejorar sus productos y procesos eliminando los desperdicios y eliminando los comportamiento disfuncional de los costos.  La administración moderna de los costos requiere del manejo y conocimiento de los costos tanto desde su óptica gerencial como contable, pero también se relaciona íntimamente con todos los procesos del negocio, especialmente los de producción, desarrollo de productos y mercadeo.

A pesar de un consenso generalizado a cerca de los elementos de la administración estratégica de los costos, han surgido algunos desacuerdos sobre los objetivos, aplicaciones e importancia relativa de los diferentes aspectos de la administración de los costos, especialmente con el “ABC”.

Efectivamente la administración estratégica de los costos debe igualar cada uno de los procesos del negocio, enfocándolos al cliente, tanto externo como interno.  Cuando la administración de los costos se logra enfocar hacia los clientes, esta llega a ser una herramienta valiosa para medir la diferencia entre el éxito y el fracaso de las estrategias de negocios de las compañías.

La experiencia nos ha enseñado que mucho negocios no saben cómo hacer que sus clientes disfruten de sus productos.  Sólo la verdadera calidad puede crear esta sensación en los clientes y sólo la gerencia puede crear una atmósfera tal que los clientes siempre reciban este tipo de calidad.  Desde el punto de vista organizacional es a la alta gerencia a quien corresponde liderear y dar soporte para que se pueda desarrollar un sistema de calidad en los niveles de abajo.

Un negocio puede llegar a ser complejo sin tener que ser complicado.  La calidad puede lograrse en un ambiente como este.  Sin embargo requiere de una revisión y entendimiento de los procesos completos de la organización.  Esta revisión deberá entonces ser utilizada para eliminar los procesos que no están enfocados a los clientes.  También dentro de todo esto, los procesos deben ser simplificados eliminando los reprocesos  y re-enfocándolos por medio del uso de la tecnología, estrategias y dedicación de esfuerzos.

La administración de la calidad total (TQM) es una vía para poner en práctica estos conceptos.  TQM es un conjunto de actividades realizadas con el propósito de obtener un mejoramiento continuo en los procesos con el objetivo de la satisfacción total de sus clientes.  Los conceptos que integran un sistema de calidad total son:

·        Entender, aceptar, conocer y exceder las necesidades de los clientes.

·        Estandarización.

·        Eficiencia en el uso de los materiales.

·        Control en el diseño de las especificaciones.

·        Reducción de las tasas de defectos.

·        Control estadísticos de los Procesos (SPC).

·        Uso efectivo del recurso humano.

Esta definición aclara que TQM esta enfocada principalmente a los clientes; y este propósito sólo podrá ser realizado en una organización que elimina sus desperdicios, simplifica sus procesos y se enfoca en desarrollar prácticas de calidad en cada una de las actividades que se realizan en las compañías.

En el mismo orden debemos también hablar del mejoramiento continuo el cual puede ser el corazón de las estrategias de negocio para una organización que busca una posición de liderazgo.  Mejoramiento continuo significa hacer las cosas mejor, y cada vez mucho mejor.

Constantemente en un ambiente de mejoramiento continuo se realizan las siguientes preguntas:

·        Es este producto efectivo?

·        Estamos produciendo de manera eficiente?

·        Son nuestros procesos eficientes en todas sus actividades – desde la preproducción hasta la postproducción?

La administración estratégica de costo puede llegar a ser un área donde todos estos elementos son vinculados – donde las acciones de TQM son ejecutadas en la organización y donde se implementan los nuevos procesos de calidad los cuales pueden ser evaluados y alterados continuamente.  En este sentido la administración de los costos no es sólo una herramienta de TQM, es otro producto igual.

Una organización debe primero distinguir entre administración de costos y contabilidad de costos.  La contabilidad de costos se encargará de mantener todo el historial financiero del comportamiento de los costos, mientras que del otro lado, la administración de los costos significa administrar el comportamiento de los costos a lo largo de todo el sistema donde estos se ejecutan.  Esta distinción resulta de grandes cambios en los ambientes de manufacturas actuales.

Desde el punto de vista de la contabilidad de costo, los costos fueron la principal medida de calidad, pero esta fue una medida muy limitada por su enfoque histórico.  Mientras que con la administración de los costos,  los costos se manejan como un mecanismo para el logro del mejoramiento continuo, es utilizada con un arma estratégica para el logro de una ventaja competitiva.

Bajo TQM, las informaciones de costos miden no sólo los costos por problemas de calidad.  Para TQM existen varia razones que justifican el role de importancia que debe jugar la administración de estratégica de costos en una organización, tales son:

§         Identificación, entendimiento, reconocimiento y credibilidad en los beneficios de la calidad.

§         Distribución del conocimiento tras la decisión de encaminar la organización hacia un ambiente de calidad.

§         Repartir las habilidades necesarias en toda la organización para desplegar los nuevos conocimientos.

§         Dar a las personas el permiso para actuar sobre la base de sus nuevos conocimientos y destreza.

§         Medir el progreso hacia la excelencia a través de parámetros de funcionamiento y recompensa por el logro de estos.

TIEMPO DE RESPUESTA COMO UNA ESTRATEGIA COMPETITIVA

 El poder de una estrategia basada en el tiempo de entrega esta en enfocarse en la velocidad con que una compañía desarrolla calidad con clase mundial y flexibilidad para entregar una gama amplia de productos y servicios sin tener que llegar a incrementar sus costos.

 La reducción de los costos de producción es sólo un objetivo secundario de los procesos de manufacturación bajo un ambiente de justo a tiempo.  Bajo la filosofía tradicional de manufactura, que era en batch de producción, la calidad y los costos a menudo son vistas como elementos mutuamente excluyentes en el sentido de que la calidad es sacrificada para reducir los costos de sus productos.

 Pero la realidad es que uno es consecuencia del otro, y tanto la calidad de los productos y la reducción de los costos puede ser lograda con un sistema de justo a tiempo.

 Los métodos tradicionales de contabilidad son inapropiados para el establecimiento de un sistema de justo a tiempo (JIT); tradicionalmente los sistemas son orientados hacia la preparación del estado de resultados en cuanto como el volumen de producción absorbe los costos indirectos.

 En contraste, JIT es orientado hacia los procesos y el tiempo.

 

Autor: Lic. José Rafael Ledesma

Derechos Reservados, año 2000